Zaman Yönetimi

Zaman geri döndürülemeyen, depolanamayan, satın alınmayan, çoğaltılamayan bir kaynaktır. Şüphesiz yokluğunda en büyük sıkıntı oluşturan şey de zamandır. Bu nedenle zamanı verimli bir şekilde kullanmak hem iş hayatı hem rutin hayat için kritik önem taşır. Dünyaca ünlü yazar Dostoyevski’nin şu sözü de zamanın ne denli önemli olduğunun en iyi ifadesidir: “Hayata yeniden başlasaydım saniyelerin nabzını tutardım"

Kişisel Zaman Yönetimi Nedir?

“Neden harekete geçemiyorum”, “hiç başımı kaldıramıyorum”, “bunca işi bu kadar kısa zamanda nasıl yapacağım”… Bu serzenişlerin nedeni kimi zaman birilerini üzme korkusu, kimi zaman mükemmeliyetçilik, kimi zaman aşırı özgüvendir. Elbette bunlar doğaldır; fakat bu doğal durumları doğru şekilde kontrol edebilmek gerekir.
Etkili zaman yönetimi yapamayan kişilerin serzenişleri hiç bitmez. Oysa zamanı iyi kullanmak imkansız değildir. Bunun için yalnızca birkaç noktada dikkatli olmak ve zaman yönetimi teknikleri arasında en uygun tekniği doğru şekilde uygulayabilmek gerekir. Kişisel zaman yönetimi kavramıyla kastettiğimiz tam olarak bu yöntemlerdir.

Zaman Yönetimi Tuzakları Nelerdir?

Zaman yönetimin en önemli kurallarından biri zaman tuzaklarına karşı dikkatli olmaktır. Zaman tuzağı ifadesini kullandığımız durumlar zamanı doğru ve verimli kullanmanın önünde engeldir. Bu tuzaklar şunlardır:

• Çok önemli olmayan ziyaretçiler
• Amacı olmayan toplantılar
• Kötü iletişim
• Astların işleri yapabilecek düzeyde bilgi ve beceriye sahip olmaması
• Astlara sorumluluk vermekten kaçınmak
• Düzensiz çalışmak
• Bilgi kaynağının güvenli olmamasından kaynaklanan yanlış bilgi
• Gereksiz telefon görüşmeleri
• Disiplinsizlik
• İyi bir dinleyici olmamak

Söz konusu teknikleri de kullanarak bahsettiğimiz zaman yönetimi tuzakları konusunda dikkatli olmak akademik hayatta, iş hayatında ve sosyal hayatta başarılı olmayı sağlar. Dengeli, disiplinli, düzenli yaşamak ve daha üretken olmak için bu tuzaklara karşı dikkatli olmak kritik önem taşır.

Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri ve Yaklaşımları

Zaman yönetiminde kilit nokta ne kadar zaman sahip olunduğu değil, zaman diliminde neyin yapılabileceğini doğru şekilde planlayabilmek ve işleri doğru zamanda yapabilmektir. Bunun için kullanılabilecek teknikler ve yaklaşımlar şunlardır:

Pomodoro Tekniği

Hem iş hayatında hem de okul hayatında çok sık kullanılan pomodoro tekniği iş hayatında oldukça faydalı sonuçlar veren bir tekniktir. Öyle ki tekniğinin mobil uygulamaları da vardır. 80’li yılların sonunda geliştirilen bu uygulama, 25 dakika çalışma ve 5 dakikalık mola vermeye dayanır. Sayaç kullanmak tekniğin daha kolay uygulanmasını sağlar.

Eisenhower Matrisi

Geçmişte iki dönem ABD başkanlığı yapmış olan Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilen eisenhowe matrisi “önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli” sözüne dayanır. Teknikte, işleri acil ve önemli, acil ve önemli değil, acil değil ama önemli, acil değil ve önemli değil şeklinde ayırmak gerekir.

Kanban Tekniği

Zaman yönetimi teknikleri arasında en çok kullanılan tekniklerden biri olan kanban tekniği, en yaygın proje yönetimi metodolojisi olan agile (çevik) proje yönetim tekniklerinden biridir. Kanban çalışma sistemi Japonların zaman yönetimi için kullandığı bir tekniktir. Bu teknikte süreç şöyle ilerler:

• Görselleştirme
• Devam eden işleri limitleme
• Akışı yönetme
• Politikaları açık hale getirmeli
• Geri bildirim döngüsü kurma
• İşbirliğiyle iyileşip deneysellikle evrimleşme

Hızlı Planlama Metodu (HPM)

Kendi kendine yardım kitaplarıyla ve motive edici konuşmalarıyla bilinen Tony Robbins tarafından geliştirilen hızlı planlama metodu, asıl amaca ulaştıracak iş üzerine yoğunlaşmayı sağlayan bir tekniktir. Bu teknikte esnek bir plan oluşturulur.

168 saat

168 saat kuralı olarak bilinen bu zaman yönetimi tekniği Yazar Laura Vanderkam tarafından geliştirilmiştir. 7 gündeki saatlerin toplamı 168’dir. Hafta hafta plan program yapılan bu teknik sayesinde zamanın boşa harcanmasını önlemek mümkündür.

GTD (Getting Things Done/ İşleri Yoluna Koyma-Halletme)

GTD zaman yönetimi tekniği, Amerikalı yönetim danışmanı David Allen tarafından geliştirilmiştir. Tekniğin amacı zihni daha önemli işler için kullanabilmek ve zihni meşgul eden şeyleri uzak tutmaktır. Teknikte beş aşama vardır: Toparla, işle, düzenle, yap, inceleme. İşlerin gruplandırılması ise şu şekilde olur:

• Acil işler
• Bir süre sonra yapılacak işler
• Bekleyenler
• Proje
• Yapılması olası işler

Pareto İlkesi

İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto'nun adıyla anılan Pareto ilkesi 80/20 kuralı olarak da bilinir. Sonuçların yüzde 80’inin nedenlerin yüzde 20’sinden kaynaklandığına dayanan bu kuralda oran 70-30, 90-10 şeklinde de olabilir. Pareto prensibi zaman yönetimi açısından oldukça faydalıdır ve iş hayatında sıklıkla kullanılır. İş yaşamında Pareto ilkesi örnekleri şöyledir:

• Sağlık izinlerinin yüzde 80’ini personellerin yüzde 20’si alır.
• Satışların yüzde 80’i müşterilerin yüzde 20’si tarafından alınır.
• Telefonda konuşarak geçirilen zamanın yüzde 80’i sürekli telefonda görüşülen kişilerin yüzde 80’ini oluşturur.

Yaklaşımlar

ABC Yaklaşımı

Zaman yönetimi yaklaşımları arasında en çok kullanılan ve en çok merak edilen yaklaşım ABC yaklaşımıdır. “İstediğinizi yapabilirsiniz, ancak her şeyi yapamazsınız” düşüncesiyle şekillenen bu yaklaşımda işleri şu şekilde kategorize etmek gerekir: Bugün yapılması şart, bugün yapılması gerekir, bugün yapılabilir.

Sihirli Araç Yaklaşımı

Sihirli araç yaklaşımında amaç zamanı daha iyi yönetebilmek için işleri kolaylaştıracak teknolojik araç ve gereçlerden yararlanmaktır.

101 Yaklaşımı

101 beceri yaklaşımı olarak da bilinen bu yaklaşım iş dünyasında kullanılır. Uzmanlaşmayı gerekli gördüğü beceriler şunlardır:

• Randevu defteri kullanma
• Yapılacak işler listesi yapma
• Hedef belirleme
• Yetki devri yapma
• Planlama ve öncelikleri belirleme

Akıntıya Bırakma Yaklaşımı

Akıntıya bırakma yaklaşımı, diğer zaman yönetimi teknikleri ve yaklaşımlarından farklı olarak zamanı yönetmeye değil, zaman içinde doğal akışa ayak uydurmaya dayanır. Zaman yönetimine karşı çıkan bu yaklaşımda yaşantıyı fırsatlara açmak gerekir.

Covey’in Zaman Yönetimi Yaklaşımı

Stephen Covey’in zaman yönetimi matrisinde her biri farklı önceliği temsil eden dört çeyrek vardır. Buna göre acil ve önemli işler ilk çeyrektedir. Önemli ama acil olmayan işler ikinci çeyrekte, acil ama önemli değil diyebileceğiniz işler üçüncü çeyrekte, hem önemsiz hem acil değil denilen işler dördüncü çeyrektedir.

İyileştirme (rehabilitasyon) Yaklaşımı

Zaman yönetiminde rehabilitasyon yaklaşımda, zaman yönetimiyle ilgili sorunların çevresel, sosyal, kültürel veya psikolojik nedenlerden kaynaklandığına inanılır. Zaman yönetimi yapabilmenin yolu bu faktörlerin iyileşmesini sağlamaktır.

Hedef Belirleme Yaklaşımı

Zaman yönetiminde hedef belirleme yaklaşımı, adından anlaşılabileceği üzere zamanı etkili kullanmanın yolu amacı ortaya koymaktır. Hedefi olan kişiler daha başarılı olurlar.

Savaşçı Yaklaşımı

Savaşçı yaklaşımında zamana karşı savaş verilir. Bu savaşta galip gelmenin yolu zaman tuzaklarını ortadan kaldırmaktır. Sorumluluğun kişisel olduğu bu yaklaşımda yetki devretmek mücadele yöntemlerinden biridir.

Düzenli Yaşam Yaklaşımı

Zaman yönetiminde düzenli yaşam yaklaşımının temelinde şu vardır: Zamanın iyi değerlendirilememesinin nedeninin düzenli olmamak olduğuna dayanır. Bu amaçla nesneler, görevler ve işgörenler düzenlenir.

Zamanı verimli kullanıp doğru yönetmek için söz konusu tekniklerin yanı sıra şunları yapmak da fayda sağlar:

• Etkili not tutmak
• Hayır diyebilmek
• Hızlı okuma ve anlama teknikleri kullanmak
• Stresi kontrol altında tutmak
• Aceleci olmamak
• İşi bitirmek için aceleci olmamak
• Hem acil olmayan işler hem de acil işler için son tarihi not alarak bu tarihe göre hareket etmek
• Mola zamanını planlama ve çok uzun bir moda yerine planlı mola verme
• Aşırı bilgi almama
• Güne erken başlama
• Daha çok iş üstlenmekten kaçınma
• Fomo (günceli kaçırma korkusuyla haberleri takip etmek için fazla zaman ayırma) konusunda dikkatli olma)
• Sosyal medyayı gereksiz kullanmama